Einer für alles: Die Dokumentenflut mit winweb-food digitalisieren und kontrollieren

Rechnungen, Lieferscheine, Artikelpässe, Analysewerte, Konditionsvereinbarungen – die Dokumentenflut im Geschäftsalltag ist sehr umfangreich. Mit einer Erweiterung ihrer branchenspezifischen ERP-Software hilft die Winweb Informationstechnologie GmbH aus Aldenhoven bei Aachen weiter: Im integrierten Dokumenten-Management-System können alle Dokumente schnell, einfach und übersichtlich organisiert werden. Und gewährleistet damit gleichzeitig eine dokumentenechte Speicherung gemäß den gesetzlichen Vorgaben für die digitale Aufbewahrung.

Dass Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS, das Leben leichter machen, unterschreiben wohl die allermeisten Nutzer, die schon mit so einem Programm arbeiten. Es spart Arbeitszeit, wenn alle aus winweb-food heraus erzeugten Dokumente automatisiert abgelegt werden, ohne dass die Nutzer eingreifen müssen. Darüber hinaus minimiert das DMS menschliche Fehler, die jedem hin und wieder passieren, wenn unter anderem eingehende Rechnungen überprüft werden müssen. Und es spart natürlich Papier und Platz, denn das Papier kann entsorgt werden, sofern es dokumentenecht gespeichert wird. Das wiederum geschieht in den Winweb-Datenbanken auf den lokalen Servern der jeweiligen Unternehmen. „Das alles funktioniert aber nur dann, wenn unser eigenes DMS genutzt wird“, sagt Martin Schummers, Leiter Quality Management bei Winweb. Nur dann können Preise, Mengen, Zertifikate und alles Weitere mit den in winweb-food hinterlegten Daten abgeglichen werden. Dabei gilt: „Je weniger Schnittstellen es zu anderen Systemen gibt, desto weniger Fehler entstehen bei der Datenübertragung“, so Schummers.

Um das DMS bestmöglich zu nutzen, müssen die Dokumentenarten zunächst mit vorab definierten Attributen in winweb-food als Grunddaten hinterlegt werden. So können sie in den Folgeprogrammen unter anderem für die Auswertung oder die weitere Bearbeitung herangezogen werden. „Dadurch werden beispielsweise als Artikelpass gekennzeichnete Dokumente gezielt ausgewertet, für Lieferanten verpflichtend gemacht oder mit Gültigkeitsdaten versehen“, erklärt Schummers. Bei der Timm Fleisch- und Wurstmanufaktur GmbH nutzt Geschäftsführer Christian Timm die Wiedervorlage von Spezifikationen: „Wir hinterlegen im Einkauf Fälligkeiten, die das System laufend überprüft. Der zuständige Mitarbeiter wird automatisch informiert, wenn die Gültigkeit abläuft.“ Auf diese Weise will Timm auch Wartungstermine eintragen, an die winweb-food ebenfalls automatisch erinnert. Wartungs- und Reparaturberichte werden dann auch gleich im System gespeichert.

Arbeitszeit kann für wichtigere Aufgaben genutzt werden

Elektronisch eingegangene Unterlagen werden aus dem E-Mail-Postfach gelesen, importiert und an die zugehörigen Belege angehängt. So werden Rechnungen von Lieferanten über den elektronischen Rechnungseingang vom Mail-Server importiert und je nach Einstellung direkt zugeordnet. Für Dokumente wie Rechnungen, die per Post eingehen, kann ein Barcode ausgedruckt und auf den Brief geklebt werden. Wird die Rechnung bei der Prüfung im ERP-System als korrekt notiert, druckt das Programm den Barcode sogar automatisch. Wer will, kann diese Dokumente dann zusammen mit den Buchungssätzen an die Finanzbuchhaltung per System weiterleiten. Christian Timm: „Wir haben das vor einigen Monaten als einer der Ersten getestet und sind immer noch sehr zufrieden: Es tut, was es soll, und ist einfach in der Bedienung.“ Auch seine Mitarbeiterin ist begeistert, geht doch jetzt alles sehr viel schneller.

„Der Barcode hat noch weitere Vorzüge“, sagt Schummers: Eingescannte Dokumente werden dadurch schnell den richtigen Belegen zugeordnet. Wer aus winweb-food heraus erstellte Lieferscheine unterschreiben und digitalisieren will, kann einen Barcode darauf drucken lassen. Dieser wird beim Scannen erkannt und im DMS per Klick den passenden Unterlagen zugeordnet. Dafür muss nicht jeder Lieferschein einzeln gescannt werden, winweb-food erkennt die Dokumente auch in einem gescannten Stapel und trennt entsprechend. Auch damit hat man bei Timm schon Erfahrung: „Während früher täglich 30 bis 50 Lieferscheine einzeln gescannt und dann manuell umbenannt werden mussten, lässt sich mit dem DMS heute rund 70 Prozent der Arbeitszeit einsparen“, rechnet Christian Timm vor. Zumal sich auf diese Weise alle Dokumente zu jeder Stelle in winweb-food zuordnen lassen können, wie zum Beispiel auch Qualitätsberichte an Chargen. Selbst Eingangsrechnungen wie Telefon- oder Stromrechnungen, für die es keine Belege in winweb-food gibt, können im DMS erfasst werden – und anschließend werden über die Texterkennung Buchungssätze erzeugt, die dann im System an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Während zurzeit per Hand am Computer ein Haken gesetzt und der Barcode auf das Dokument geklebt werden muss, sieht das in Kürze noch komfortabler aus: „Wir führen gerade eine OCR-Texterkennung neu ein“, informiert Schummers. Beim Scannen liest das System automatisch Informationen vom Papier ab wie den Lieferanten und den Warenwert. Auf diese Weise werden Eingangsrechnungen vollautomatisiert richtig an die Belege angehängt und die Rechnungsprüfung wird vorbelegt. Seit kurzem läuft auch die Prüfung der Rechnungen vollautomatisch ab: Das System liest das Dokument, erkennt den Text und die Rechnungswerte und vergleicht die abgelesenen Daten mit den in winweb-food hinterlegten Informationen zu Konditionen, Preisen und Mengen – und warnt automatisch, wenn es eine Diskrepanz erkennt. Christian Timm testet das neue Texterkennungstool in seinem Unternehmen bereits: „Winweb-food liest die Belege, erkennt die Werte, gleicht sie automatisch mit den hinterlegten Bestellungen ab und warnt, wenn Abweichungen erkannt werden. Dadurch wird der Prozess sehr schlank und meine Mitarbeiter haben nun mehr Kapazitäten für andere Dinge: ein umfassendes Controlling beispielsweise, bei dem Produktivitätsberechnungen und Auswertungen erstellt werden – dafür ist jetzt Zeit da.“

Ständige Weiterentwicklung mit vielen neuen Funktionen

Als Recherchetool wird der DMS-Viewer eingesetzt, der vielfältige Filtermöglichkeiten bietet, um nach Dokumenten zu suchen: So können beispielsweise Kunde und Lieferant ausgewählt werden oder gezielt nach Datum oder Dokumentenart gesucht werden. Auch fehlende Pflichtdokumente können auf diesem Weg gefunden werden. Ganz neu ist auch die Angabe bestimmter Dokumente als Pflicht. So kann zum Beispiel ein Biozertifikat als verpflichtend bei einem Lieferanten hinterlegt werden. Läuft es aus, meldet sich winweb-food automatisch, ob der betreffende Geschäftspartner für die Zusendung eines aktuellen Zertifikats per Mail angeschrieben werden soll.

„Doch damit nicht genug“, sagt Qualitätsmanager Schummers: „Die elektronische Eingangsmappe ist gerade in der Entwicklungsphase und in Kürze einsatzbereit.“ Während in den meisten mittelständischen Unternehmen die Tagespost noch einzeln gesichtet und den passenden Abteilungen zugeordnet werden muss, wird dieser Bereich zukünftig papierlos über das DMS organisiert. Dazu wird die Eingangspost gescannt und im ERPSystem an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, die daraufhin auf ihrem Rechner eine Push-up-Nachricht erhalten, dass Post für sie eingegangen ist. Last but not least ist der automatisierte Genehmigungsprozess in der Winweb-Pipeline: Er soll sicherstellen, dass bestimmte Geschäftsvorgänge nur ausgeführt werden, wenn die vorher festgelegten Genehmigungen eingeholt wurden. „Das bedeutet konkret, dass beispielsweise eine hohe Rechnung nur dann gebucht werden kann, wenn zuvor die Geschäftsführung ihre Genehmigung gegeben hat – vorher passiert nichts“, erklärt Schummers.

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Am Wiesenhang 8
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Ausgabe November/Dezember 2021 „Der Lebensmittelbrief/ernährung aktuell”