CAQ-Software sorgt für Auskunftsfähigkeit im Audit

Durch Befragen, Beobachten und Zuhören überprüft man im Audit, wie das Unternehmen sich entwickelt und ob Vorgaben eingehalten und Standards aufrechterhalten werden. Bei 2 ‒ 3 Personen und einem überschaubaren Fragenkatalog eignet sich eine Lösung mit Papier und Stift oder einer einfachen Tabellenkalkulation hierzu vorzüglich. Doch wie sieht es aus, wenn Strukturen komplexer, Maßstäbe globaler und Regelwerke strikter werden? Hier hilft nur noch eine ganzheitliche Softwarelösung. Die Software der CAQ AG unterstützt dabei, jederzeit überprüfen zu können, ob ein Unternehmen die Standards erfüllt, konform agiert und auf Kurs ist.

Der Auditor klopft an die Tür

Auditoren bereiten Unternehmen oftmals schlaflose Nächte. Es sind vor allem die unangekündigten Audits durch Regulierungsbehörden, Zertifizierungsstellen oder Kunden, die Kopfzerbrechen bereiten. Hier gibt es keine Möglichkeit, sich in aller Ruhe auf ein Audit vorzubereiten: Man weiß ja nie genau, wann es stattfindet. Die Chancen in der Lebensmittelbranche sind dabei recht hoch, dass der Zufall zuschlägt. Denn der FSSC 22000 etwa enthält bereits seit Version 4 die Maßnahme unangekündigter Audits, innerhalb des IFS 7 wird nun jedes dritte Audit als unangekündigtes Audit stattfinden und die US-amerikanische FDA kann ihre Food Safety Audits gemäß 21 CFR part 1, subpart M. bzw. 21 CFR Sec. 1.680 faktisch stattfinden lassen, ganz wie es ihr beliebt. Um allzeit bereit für ein Audit zu sein, hilft eigentlich nur ein ganzheitlich digitalisiertes Qualitätsmanagement im Unternehmen. Damit wird aus der Angstvorstellung eines unangekündigten Audits langfristig eine reine Formsache.

Qualitätsmanagement mit Software

Ob Nachweise über Schulungen, gelenkte Dokumente, HACCP-Analysen oder Prozessbeschreibungen: Wer seinen Laden im Griff hat, der braucht das unangekündigte Audit nicht zu fürchten. Und kann man dies mit einem Knopfdruck in einer dedizierten Softwarelösung nicht besser beweisen, als mit dem panischen Suchen nach irgendwelchen unterschriebenen Dokumenten in Aktenordnern? Eine modulare Software wie CAQ.Net der CAQ AG schafft Abhilfe, indem sie gewissermaßen dafür sorgt, dass die Vorgaben eines jeden Auditszenarios im Betriebsalltag durchgängig gelebt werden und alle auditrelevanten Informationen jederzeit zur Verfügung stehen.

HACCP-Entscheidungsbaum

Zur Umsetzung der HACCP-Gefahrenbewertung enthält die Software der CAQ AG unter anderem einen interaktiven HACCP-Entscheidungsbaum nach dem Codex Alimentarius. Hierbei wird der Anwender durch fünf Fragen geleitet, welche für jedes Produkt oder für jede Produktgruppe und jeden Prozessschritt mit identifizierten Gefahren durchgeführt werden müssen. Nachdem diese Fragen geklärt worden sind, zeigt der Entscheidungsbaum grafisch auf, ob es sich bei der analysierten Maßnahme um ein CCP oder oPRP handelt. Somit ist nicht nur die Maßnahme, sondern auch die logische Herleitung anhand der HACCP Gefahrenanalyse automatisch dokumentiert.

Dokumentenmanagement

Mit der Software zum Dokumentenmanagement der CAQ AG erstellen, pflegen, lenken und archivieren Sie alle Ihre Dokumente direkt in Ihrem zentralen System. Die Software kann hierzu vollständig in bestehende Office-Programme eingebunden werden, das heißt, Sie benutzen Ihre alltäglichen Programme ganz einfach weiter und das Dokumentenmanagement übernimmt die komplette Überwachung und Steuerung der Dokumente. Das Modul beinhaltet hierzu ein Eskalationsmanagement sowie verschiedene Projektverfolgungsmechanismen. Mit der Software werden darüber hinaus auch Forderungen nach Zugangssicherheit, Rechteüberwachung, Traceability und Historienmanagement im Dokumentenmanagement konsequent erfüllt.

Prozessmanagement

Beim Thema Dokumentenmanagement geht es aber nicht nur um das Erfüllen von Normen und Regelwerken, sondern vielmehr auch um die Strukturierung und Steuerung von Unternehmensprozessen und Produktionsworkflows. Die passende Dokumentation und transparente Darstellung von betrieblichen Abläufen, Verantwortlichkeiten, Zielen und Risiken im Unternehmen unterstützt unmittelbar auf dem Weg hin zum unternehmerischen Erfolg. Das Zusammenspiel zwischen der Software zum Dokumentenmanagement und dem Prozessmanagementmodul ermöglicht es Ihnen daher, bereits im Produktentstehungsprozess die Weichen für eine effiziente und effektive Dokumentation Ihres Produkts zu stellen. Sämtliche in Prozessen verknüpfte Dokumente können Ihren Mitarbeitern per Internet/Intranet zur Verfügung gestellt werden und mittels des Dokumentenmanagementmoduls durchgängig während des gesamten Produktlebenszyklus zuverlässig gepflegt werden. So sind Sie zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig, Ihre Mitarbeiter in alle relevanten Prozesse eingebunden und Sie schaffen ein prozessorientiertes Dokumentenmanagement.

Schulungsmanagement & E-Learning

Mit den E-Learning-Funktionen in der Schulungsmanagementsoftware können Mitarbeiter direkt Selbstschulungen durchführen und ihren Wissensstand dezentral mittels interaktiver Abfragungen überprüfen und belegen. Hierbei spielen die Webapplikationen eine wichtige Rolle, denn diese ermöglichen es dem Mitarbeiter, sein Selbststudium zeitlich und räumlich höchst flexibel zu gestalten: Wann, wie, wo, was gelernt wird, entscheidet dieser selbst. Die Gültigkeit bzw. Aktualität von Schulungsdokumenten und sämtlichen weiteren Materialien, auf die der Mitarbeiter im Selbststudium zugreift, kann direkt durch das Modul zum Dokumentenmanagement überwacht werden. Dadurch fließen, getreu der Idee eines ganzheitlichen Managementsystems, jedwede Änderungen im Bereich Schulungsmaterialien auch direkt in die möglicherweise hiervon betroffenen Dokumente ein. Dies schafft die Basis für eine lebendige Gestaltung des fortlaufenden Verbesserungsprozesses im Unternehmen und einer damit einhergehenden Optimierung der Zukunftsfähigkeit auf allen Unternehmensebenen.

Ganzheitlich gelebte Audits

Die Unterstützung durch die Software im Bereich Auditmanagement selbst beginnt gleich im Anfangsstadium. Bei der Planung von Audits können entweder Fragenkataloge für den jeweiligen Zweck individuell angelegt werden oder man kann auf vorgefertigte Fragenkataloge in der Software zurückgreifen, welche sich an den geltenden Regeltexten orientieren. Mit der Audit-Matrix wird dann der Planungs- und Durchführungsstatus der Audits überwacht. Somit weiß man jederzeit, ob der Plan gut ist und alles nach Plan verläuft. Anhand des ermittelten Bedarfs unterstützt die Software hiernach per Assistent bei der Aktualisierung des maßgeschneiderten Auditplans. Mit den Web-Funktionalitäten können, neben den geläufigen postalischen oder Vor- Ort-Audits, auch komplett papierlose und webbasierte Audits über Portallösungen erfasst und verwaltet werden. Durch den Einsatz einer Software werden Audits somit zu mehr als nur einem notwendigen Übel: Sie werden zu den perfekten Werkzeugen, um jederzeit belastbare Aussagen zum Status quo eines Unternehmens treffen zu können.

Kontakt:
CAQ AG Factory Systems
In der Wester 5, 55494 Rheinböllen
Tel.: +49 6764 90200-0
E-Mail: Info@CAQ.de
www.CAQ.de

Ausgabe November/Dezember 2021 „Der Lebensmittelbrief/ernährung aktuell”