Dass motivierte Mitarbeiter, die Spaß an ihrer Arbeit haben, auch mehr leisten als unmotivierte Arbeitnehmer, die sich Tag für Tag an den Schreibtisch quälen, ist leicht nachvollziehbar. Das ist in Zeiten des Fachkräftemangels natürlich ein besonders wichtiges Thema für Personalverantwortliche, denn der Kampf um die besten Köpfe ist in fast allen Branchen voll entbrannt. Deshalb spielt das Thema Mitarbeitermotivation in diesen Tagen auch eine besondere Rolle in HR-Abteilungen deutscher Unternehmen. Ein wichtiges Geschäftsfeld für Dienstleister wie Sodexo. In 72 Ländern weltweit sorgt das Unternehmen dafür, dass Mitarbeiter mit Spaß und Motivation an ihrem Arbeitsplätz sind: Dafür bietet Sodexo unter anderem Incentive- und Service-Programme an, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen können und damit auch noch Steuern sparen können.

So gibt es beispielsweise einen Restaurant Pass, mit dem Berufstätige in der Mittagspause in einem Restaurant ihrer Wahl essen gehen oder im Lebensmitteleinzelhandel einkaufen können: Mehr als 35.000 angeschlossene Akzeptanzpartner stehen dafür deutschlandweit zur Auswahl. In einzelnen Ländern bietet Sodexo aber nicht nur einfach Restaurant-Gutscheine an, sondern kocht sogar selbst. Im Auftrag des Firmenkunden wird dann für ihn eine ganze Kantine betrieben – eine Komplettlösung, die vor allem für Betriebe mit zahlreichen Mitarbeitern besonders gut passt. Damit die Gäste am Mittag auch auf den Geschmack kommen, muss es aber nicht nur eine abwechslungsreiche Speisekarte geben. Im sensiblen Umgang mit Lebensmitteln muss auch alles in Sachen Sauberkeit und Hygiene stimmen. Die Qualität der Speisen und die hygienischen Standards prüft Sodexo deshalb nach einem speziellen HACCP-Konzept. Mit der passenden Qualitätsmanagement- Software e-QSS, mit der sich alle Prüfpunkte schnell abarbeiten und dokumentieren lassen, kann Sodexo jederzeit bei Bedarf sofort gegensteuern. Sodexo Belgien erhält mit e-QSS den Überblick über die wichtigen Qualitätskennzahlen und stellt die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben des HACCP-Konzeptes sicher. Das Einhalten solcher HACCP-Standards ist durchaus eine Herausforderung, denn Lebensmittelhersteller, Händler oder Gastronomen, die nach den Vorgaben der „Hazard Analysis and Critical Control Points“ ihr Hygiene Management organisieren, haben einiges zu tun: Denn das Prüfen und Dokumentieren bedeutet im Geschäftsalltag einen nicht zu unterschätzenden Aufwand. Eine Abhilfe kann dabei moderne IT schaffen. Von der Risiko-Identifikation und Festlegung kritischer Kontrollpunkte, über die Form der Überprüfung von Grenzwerten, bis hin zur Festlegung von Reaktionsmustern samt Auswertung und Dokumentation. Überall dort, wo nach HACCP-Standards geprüft wird, beschleunigen Software und App die Verfahren.

Bürokratische Dokumentationspflichten schnell und effizient managen
Werfen wir einen Blick in die Praxis: Für Schlachtereien oder Lebensmittelbetriebe, die Wurst und Frischfleisch in Umlauf bringen, ist eine hohe Aufmerksamkeit im Umgang mit Hackfleisch besonders wichtig. In einem HACCP-Konzept wird festgelegt, welche Temperatur Hackfleisch an kritischen Kontrollpunkten, beispielsweise bei Herstellung, Verarbeitung und Transport haben darf – und was getan werden muss, wenn diese überschritten wird. Denn dann droht eine vermehrte Keimbildung. Regelmäßige Checks gehören deshalb zum täglichen Geschäft. Diese Pflichten können mit Hilfe der passenden Software deutlich erleichtert werden.

Auf Folgendes sollte bei Auswahl und Anschaffung der richtigen IT-Anwendung geachtet werden:
■ Eine Anwendbarkeit von jedem Endgerät aus: Dies ist vor allem für Produktionsbetriebe mit weitläufigem Firmengelände entscheidend:
Verwaltung, Produktion und Lager sind räumlich getrennt, manchmal sogar weit voneinander entfernt. Hier helfen Programme, die vom Smartphone aus ebenso gesteuert werden können wie vom stationären PC oder Tablet.
■ Intuitive Bedienbarkeit: Fast jeder kennt es aus dem eigenen beruflichen oder geschäftlichen Alltag: Was nützt die beste Software, wenn die Einarbeitung mühsam und kompliziert ist. Ist die neu angeschaffte IT-Anwendung zu komplex, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter sie vermeiden, anstatt sie einzusetzen. Moderne Software setzt deshalb auf intuitive Bedienbarkeit. Was im Übrigen auch Zeit und Kosten bei Schulungen schont.
■ Kompatibilität mit der bestehenden Software- und Hardwarelandschaft: Unternehmen, die ihr Hygiene-Management digital straffer und effizienter gestalten wollen, sollten nicht gleich ihre gesamte IT-Infrastruktur auswechseln. Bei neuen Programmen ist es deshalb wichtig, dass die Schnittstellen zu der bisherigen Software- und Hardwarelandschaft reibungslos funktionieren. Die Kommunikationsfähigkeit zwischen bestehenden und neuen Systemen sorgt außerdem dafür, dass Arbeitsabläufe vernetzter und effizienter werden.

Ist die richtige Software gewählt, geht es an die Strukturierung der Prozesse: Den Anfang macht dabei oft das Erstellen eines Anforderungskatalogs: In diesem sind entlang der HACCP-Anforderungen Standards, Kontrollpunkte, Grenzwerte, Maßnahmen und Dokumentation festgelegt. Wann wird das Hackfleisch verprobt und bei welchen Temperaturen muss reagiert werden? Wer hat dafür die Verantwortung und wer muss informiert werden? So lassen sich digital nicht nur Aufgaben fixieren und überprüfen – auch die Zuordnung dieser ‚To Do’s‘ zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern wird festgelegt. Und das hilft bei der Abarbeitung täglicher Abläufe: Wer am Anfang alle Prüfpunkte sorgfältig digital hinterlegt, spart sich später viel Arbeit.

Warenwege und Standorte per Klick im Blick
Eine Verfügbarkeit der IT auf allen Endgeräten sorgt dafür, dass Hygiene-Checks überall im Betrieb vorgenommen werden können. Eine wichtige Hilfe für die zuverlässige Steuerung der verantwortlichen Mitarbeiter. Diese geben alle Informationen vor Ort in das Smartphone ein. Sämtliche Checklisten werden vorher im System hinterlegt – es reicht dann, am Ort des Geschehens einfach ein kurzes Häkchen zu setzen. Und schon stehen sämtliche Daten in Echtzeit allen Beteiligten zur Verfügung, die auf das System zugreifen. Das Gleiche gilt für Kontrollrundgänge: Wird bei einer Prüfung ein Mangel entdeckt ‒ beispielsweise die Verfärbung eines Lebensmittels ‒ kann dieser sofort fotografiert und verschickt werden. Ist der Mangel behoben, wird zur Bestätigung ein Foto an den Auftraggeber zurückgeschickt. Die ständige Transparenz über alle Abläufe sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister reibungslos und zuverlässig abläuft. Per Klick ins System haben Hygiene-Manager jederzeit Einblick in alle Abläufe ‒ so wie ein Pilot im Cockpit des Flugzeugs. Ganz egal, ob es sich um Hackfleisch oder andere Produkte handelt, kann der Weg einer Ware so jederzeit nachvollzogen werden. Dies sorgt nicht nur für komplette Transparenz, sondern auch für Rechtssicherheit, da alle im HACCP-Konzept vorgeschriebenen Abläufe und Prüfwerte dokumentiert werden. Produktionsbetriebe mit mehreren Standorten können Kennziffern sogar parallel darstellen oder miteinander vergleichen. Hinzu kommt: Wichtige Kennzahlen wie der Qualitätsverlauf oder die Zeiterfassung einzelner Maßnahmen werden besser gesteuert. Dies wiederum hilft dabei, kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Unternehmen umzusetzen. Die auf diesem Weg erhobenen Daten stehen nicht nur für HACCP-Checks zur Verfügung, sondern auch für alle anderen IT Anwendungen im Betrieb.

Sie werden ein Teil der digital abgebildeten unternehmerischen Abläufe. So kann beispielsweise das betriebliche Controlling die Daten nutzen, um Kostenstrukturen zu optimieren. Für ein zuverlässiges rechtskonformes HACCP-Management, dessen Kennziffern betriebswirtschaftlich schnell weiterverwertet werden können, bietet die digitale Steuerung im Bereich Hygiene somit zahlreiche Vorteile.

Hygiene-Checks steuern und koordinieren: Hier hilft die IT
Einsatzbereit überall vor Ort Lieferbereich, Lager, Produktion: Mit mobilen Endgeräten prüfen Sie kritische Kontrollpunkte an allen Stellen im Betrieb, wo es auf Lebensmittel-Hygiene ankommt. Touchscreen statt Papierberg Moderne Software kann HACCP- oder IFS-Listen schon im System integrieren. Bei Checks haken Sie Prüfpunkte einfach auf dem Smartphone ab. Papierlisten und händische Übertragung in die IT sind nicht mehr nötig.

Digitalisierung der Daten:
Reaktion sofort Alle relevanten Daten liegen allen Entscheidern sofort vor. Fallen Ihnen Hygiene- Mängel auf, können Sie diese sofort beheben oder die zuständige Stelle im Betrieb informieren.

Über die Autoren:
Eva und Oswald Neumann führen gemeinsam die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH im bayerischen Steingaden. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Qualitätsmanagement-Beratung und IT. Neumann & Neumann ist Anbieter der Anwendungen e-QSS und e-QSS touch, die unter anderem bei Sodexo und anderen Unternehmen aus Gastronomie und Lebensmittelindustrie zum Einsatz kommen.

Weitere Informationen:
www.neumann-neumann.com
www.qmsoftware-e-qss.com

Ausgabe Januar/Februar 2019 „Der Lebensmittelbrief/ernährung aktuell”